Actul de deces se întocmește la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria unității administrativ - teritoriale în a cărei rază s-a produs decesul ori s-a găsit cadavrul.
Declarația de deces, pentru situația în care cauza decesului este naturală, se face în termen de 3 zile de la data încetării din viață a persoanei, de către persoanele prevăzute de lege; în acest termen se cuprinde atât ziua în care s-a produs decesul, cât și ziua în care se face declarația.

Odată cu declarația de deces, declarantul depune următoarele acte:

a) certificatul medical constatator al decesului, întocmit pe formular - tip, care va trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, semnătura și parafa medicului care a făcut constatarea, sigiliul/ștampila unității sanitare, în care trebuie consemnată cauza decesului, fără prescurtări, înscrisă cu majuscule;
b) certificatul de naștere și de căsătorie, după caz;
c) actul de identitate al decedatului;
d) livretul militar sau, după caz, adeverința de recrutare a celui decedat;
e) fotocopia actului de identitate al declarantului.

În cazurile în care declarantul nu poate prezenta certificatele de stare civilă și/sau actul de identitate al persoanei decedate, acesta declară, în scris, motivul neprezentării acestora, precum și datele de stare civilă ale decedatului.